INLEIDING

Op Crowne Plaza Antwerpen, we geven om persoonlijke privacy. Het is voor ons van het grootste belang dat alle verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt met inachtneming van de privacy van het individu. Daarom doen we altijd ons best om ervoor te zorgen dat alle verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) en andere toepasselijke wetgeving. Dit privacybeleid (het "beleid") is van toepassing op persoonsgegevens over gasten, klanten en leveranciers en andere personen die kunnen worden geregistreerd in IT-systemen (zoals boekingssystemen), website, apps, loyaliteitsprogramma's of de gelijkwaardige of persoonlijke gegevens die worden overgedragen van reisbureaus, andere boekingssites of soortgelijke.

Wie is de controleur?

Crowne Plaza Antwerpen
Holcro NV
G. Legrellelaan 10
2020 Antwerpen
België
TAV BE 0421.732.937 RPR Antwerpen
info@cpantwerp.com

Crowne Plaza Antwerp wordt geëxploiteerd door Holcro NV. Crowne Plaza is een IHG merk. IHG verwerkt ook uw persoonsgegevens in het kader van uw verblijf bij ons. Voor meer informatie zie de Privacybeleid en cookiebeleid van IHG op hun website.

Dit beleid heeft uitsluitend betrekking op de activiteiten van Holcro NV.

HOE VERZAMELEN we PERSOONLIJKE GEGEVENS

Afhankelijk van de situatie verzamelen we informatie van u of van andere bronnen.

Van jou.

Als u contact met ons opneemt met betrekking tot een reservering of het maken van een hotel reservering, speciale eisen met betrekking tot uw bezoek, of gebruik maken van een sociale media die wij verstrekken, verzamelen en verwerken wij de informatie die u ons verstrekt. Dit kunnen gevoelige persoonsgegevens zijn, zoals informatie over allergieën.

Uit andere bronnen

Als iemand een reservering voor u maakt, verwerken wij dergelijke persoonsgegevens over u.

Daarnaast ontvangen we soms persoonsgegevens van derden (inclusief andere bedrijven binnen onze groep) waarmee we zaken doen of die voor ons leveranciers zijn.

Onder bepaalde omstandigheden verwerken we persoonsgegevens over u die afkomstig zijn van publiek beschikbare bronnen, zoals sociale media. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u een beoordeling maakt over ons hotel op een website.

In die gevallen verwerken wij persoonsgegevens over u die wij van andere bronnen dan uzelf ontvangen, wij zullen u informatie verstrekken in overeenstemming met de AVG (indien mogelijk).

ANDERE TYPEN VERWERKINGSACTIVITEITEN

Informatie over gasten

Soort persoonsgegevens

Contactinformatie (bijvoorbeeld uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres), demografische informatie (zoals leeftijd, geslacht, leeftijd en taal), informatie over het verblijf van gasten (die speciale categorieën van persoonlijke gegevens kan omvatten, zoals informatie over allergieën), paspoortgegevens (die uw naam en adres, uw geboorte- en geboortedatum en uw nationale identificatienummer, het nummer van uw paspoort of identiteitskaart en uw nationaliteit kunnen bevatten), loyaliteitsprogrammanummers, betalingsinformatie (zoals creditcardnummer), bedrijfsinformatie, informatie over de reservering, informatie (bv. feedback over onze hotels en diensten) die u aan ons verstrekt (bv. via klanttevredenheidsonderzoeken) of dat u online plaatst.

Rechtmatige basis voor de verwerking

Toestemming (in gevallen waar we om hebben gevraagd en u hebt het geaccepteerd), dat verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract waarbij u partij bent of om stappen te ondernemen op verzoek van u om een contract aan te gaan (bijvoorbeeld met betrekking tot een reservering), of voor een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld een wettelijke verplichting voor accommodatieaanbieders om hotelgasten te registreren). We kunnen ook gegevens verwerken op basis van onze legitieme belangen. We hebben bijvoorbeeld een legitiem belang bij het contacteren van onze gasten om hen te vragen over hun verblijf in ons hotel. Wanneer verwerking gebaseerd is op legitiem belang, zullen we een evenwicht vinden tussen onze legitieme belangen en uw rechten en belangen.

Doel

Om u te voorzien van de diensten en producten die u hebt gevraagd (bijvoorbeeld met betrekking tot een reservering), om onze diensten te evalueren en te verbeteren, of om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld om hotelgasten te registreren).

Informatie over contactpersonen

Soort persoonsgegevens

Contactgegevens zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer.

Rechtmatige basis voor de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van onze contractuele relatie of onze legitieme belangen. Bij verwerking op basis van legitiem belang zullen we een evenwicht vinden tussen ons legitieme belang en uw rechten en belangen.

Doel

Wij verwerken persoonsgegevens voor het beheer van de leveranciersrelatie, voor contacten in diverse vragen, facturering en marketing (indien van toepassing) of om op andere manieren met u en uw bedrijf te communiceren.

Sociale media

Soort persoonsgegevens

De persoonsgegevens die u ons verstrekt op elk social media platform (bv. naam, e-mailadres en telefoonnummer).

Rechtmatige basis voor de verwerking

Toestemming (in gevallen waar we om hebben gevraagd en u het hebt geaccepteerd) of dat verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract waarbij u partij bent of om stappen te ondernemen op verzoek van u om een contract (bijvoorbeeld met betrekking tot een reservering) of legitieme belangen te sluiten. Bij verwerking op basis van rechtmatig belang zullen we een evenwicht vinden tussen onze legitieme belangen en uw rechten en belangen.

Doel

Om u te voorzien van de diensten en producten die u wilt, om onze diensten en producten te beheren en op de markt te brengen en om met u te communiceren.

E-mail

Soort persoonsgegevens

Naam, e-mailadres, telefoonnummer en alle andere persoonlijke gegevens die u ons via e-mail verstrekt.
Rechtmatige basis voor de verwerking
Toestemming (in gevallen waar we om hebben gevraagd en u het hebt geaccepteerd) of dat verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract waarbij u partij bent of om stappen te ondernemen op verzoek van u om een contract (bijvoorbeeld met betrekking tot een reservering) of legitieme belangen te sluiten.

Doel

Om u te voorzien van de diensten en producten die u wilt, om onze diensten en producten te beheren en op de markt te brengen en om met u te communiceren.

Persoonsgegevens over kinderen

Voor zover we weten, zijn we niet in contact of verzamelen persoonsgegevens van kinderen jonger dan 18 jaar zonder relevante toestemming van een ouder of voogd. Als u denkt dat we onbedoeld dergelijke informatie hebben verzameld, neem dan contact met ons op zodat we onmiddellijk ouderlijke toestemming kunnen krijgen of de informatie kunnen verwijderen.

Rechtstreekse verkoop

Soort persoonsgegevens

Naam en e-mailadres

Rechtsgrondslag voor de verwerking

Wij hebben een legitiem belang in het verzenden van marketing informatie naar onze klanten. We kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om u informatie te verstrekken (bv. uitnodigingen voor evenementen, promoties en speciale aanbiedingen, ... en andere informatie over marketingactiviteiten).

Als u toestemming heeft gegeven om marketing te ontvangen, kunt u zich te allen tijde op een later tijdstip afmelden. Als u marketing ontvangt, heeft u bovendien het recht om ons te allen tijde te beletten contact met u op te nemen voor marketingdoeleinden en te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens voor dergelijke marketingdoeleinden (zie verder hieronder over uw mogelijkheden en rechten in verband hiermee). Bovendien kunt u weigeren marketing te ontvangen door gebruik te maken van de links in de relevante communicatie.

Doel

Wij gebruiken uw persoonsgegevens om u op de hoogte te houden van onze diensten, evenementen en promoties.

Camerabewaking

We gebruiken camerabewaking in bepaalde hotels. Camerabewaking wordt vanuit privacyperspectief als bijzonder gevoelig beschouwd en het is van groot belang dat alle camerabewaking plaatsvindt overeenkomstig de relevante wetgeving die van tijd tot tijd van kracht is.

Soort persoonsgegevens

Camerabeelden

Rechtsgrondslag voor de verwerking

De camerabeelden worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang om ons hotel en onze gasten te beveiligen en te beschermen. Het betreden van een gebied waar een pictogram aangeeft dat camerabewaking plaatsvindt, wordt beschouwd als voorafgaande toestemming krachtens de Belgische camerawetgeving.

De camerabeelden worden verwerkt in overeenstemming met de camerawetgeving. Crowne Plaza Antwerp heeft de camerabewaking aangegeven door middel van een pictogram, heeft de camera's bij de bevoegde autoriteit aangemeld en heeft informatie opgenomen in een specifiek record.

Neem contact met ons op als u meer informatie wilt over onze camerabewaking (zie de contactgegevens hieronder).

Doel

Beveiligen en beschermen van het hotel en zijn gasten

Profilering

Soort persoonsgegevens

Om u te voorzien van premium service elke keer dat u ons hotel bezoekt, kunnen we een profiel over u bijhouden, dat informatie kan bevatten over uw vorige verblijf (zoals hoe vaak u ons hotel bezoekt, wanneer u ons hotel de laatste keer bezocht, evenals financiële informatie over uw vorige verblijf).

Rechtsgrondslag

Legitieme rente

Doel

Het verstrekken van een klantservice op maat.

Taken

Soort persoonsgegevens

De informatie die u ons verstrekt, zoals uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, CV en uw begeleidende brief. In een aantal gevallen ontvangt Crowne Plaza Antwerp ook gegevens van derden, zoals sociale netwerken via welke u bijvoorbeeld solliciteert. LinkedIn, selectie- en wervingsbureaus, die tests uitvoeren in het kader van de aanvraag, uw vorige werkgever, maar alleen als u daarvoor toestemming hebt gegeven.

Rechtsgrondslag voor de verwerking

Afhankelijk van het individuele geval is de verwerking van uw persoonsgegevens voor wervings- en selectiedoeleinden gebaseerd op uw toestemming (bijvoorbeeld om contact op te nemen met uw voormalige werkgever of om uw gegevens te delen; uw verzoek om stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst, bijvoorbeeld als u ons uw (spontane) aanvraag stuurt; of op basis van ons gerechtvaardigd belang, waaronder het identificeren, onderzoeken en evalueren van aanvragers voor potentiële tewerkstelling en het onderhouden van een aanwervingsreserve.

Na de wervings- en selectieprocedure bewaart Crowne Plaza Antwerp uw gegevens in haar wervingsdatabase voor toekomstige vacatures. In de mededeling waarin wij u informeren over het besluit over uw aanvraag, bieden wij u de mogelijkheid zich daartegen te verzetten.

Doel

Crowne Plaza Antwerpen verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend voor rekruterings- en selectiedoeleinden zoals hierboven uiteengezet.

DialoogShift chat toepassing op onze website

Onze website maakt gebruik van de chattoepassing van DialogShift GmbH, Rheinsberger Str. 76/77, 10115 Berlijn.

Soort persoonsgegevens

Deze applicatie verwerkt en slaat gegevens op voor webanalyse, om de chatapplicatie te bedienen en vragen te beantwoorden.

Voor de werking van de chatfunctie worden de chatteksten opgeslagen en wordt een cookie met een unieke ID ingesteld .Dit wordt gebruikt om u als klant te herkennen.

Een cookie is een klein tekstbestand dat lokaal wordt opgeslagen in de cache op uw apparaat. Met behulp van deze cookie herkent onze applicatie het apparaat en kan chatlogs uit het verleden ophalen. Dit cookie wordt 90 dagen sinds het laatste gebruik bewaard. U kunt de opslag van cookies uitschakelen in uw browserinstellingen. Zonder het gebruik van cookies kan de chatfunctie echter niet worden uitgevoerd.

De mogelijke openbaarmaking van bv. naam, e-mailadres of telefoonnummer is vrijwillig en met toestemming om deze gegevens tijdelijk te gebruiken en op te slaan om contact met u op te nemen tot het einde van het contact. Deze persoonsgegevens worden na 90 dagen verwijderd.

DialoogShift biedt op https://www.dialogshift.com/en/data-privacy voor meer informatie over het verzamelen en gebruiken van gegevens en over uw rechten en opties voor de bescherming van uw privacy.

Rechtmatige basis voor de verwerking

De rechtsgrondslag voor gegevensverwerking is artikel 6, lid 1, onder f), AVG, gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang bij effectieve klantenondersteuning, voor statistische analyse van gebruikersgedrag en voor optimalisatiedoeleinden van onze aanbiedingen.

Doel

Om u te voorzien van de diensten en producten die u wilt, om onze diensten en producten te beheren en op de markt te brengen en om met u te communiceren.

ANDERE SYSTEMEN

Afhankelijk van de omstandigheden kunnen wij persoonsgegevens verwerken in of met betrekking tot onder meer de volgende soorten systemen:

Property management systeem, onroerend goed exploitatie systeem, personeelsregistratie systeem, productiviteit systeem, telefoon, boekhoudsysteem, kloksysteem, rendement management systeem, inkomstencenter systeem, communicatiesysteem, salaris systeem, creditcard systeem, key card systeem, TV en IT-infrastructuur (Internet etc.) en videobewaking systeem.

DIE DE HULPSTOFFEN ZIJN OF DE CATEGORIEËN HULPSTOFFEN DIE DE PERSOONLIJKE GEGEVENS ONTVANGEN?

Wordt de overdracht naar een derde land gemaakt?

Als hoofdregel zullen we geen persoonsgegevens overdragen aan een derde land (d.w.z. een land buiten de EU/EER). Het is mogelijk dat dienstverleners van Crowne Plaza Antwerp uw gegevens buiten de EER verwerken. In dit verband verbindt Crowe Plaza Antwerp zich ertoe een adequaat en toereikend niveau van bescherming van uw gegevens te waarborgen (bijvoorbeeld door de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie te sluiten (artikel 46 AVG) of door andere passende waarborgen. Als u vragen heeft over de overdracht van uw persoonsgegevens buiten de EER of als u een kopie van de desbetreffende documenten wilt verkrijgen, kunt u een gedateerd en ondertekend verzoek naar Crowne Plaza Antwerpen sturen.

Hoe lang zijn de gegevens bewaard gebleven?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is, rekening houdend met het doel van de desbetreffende verwerking. Onze verantwoordelijke managers zullen ervoor zorgen dat alle routines die van toepassing zijn op het verwijderen van persoonsgegevens worden nageleefd (let op: bepaalde wetten vereisen dat bepaalde soorten informatie voor bepaalde tijd moet worden bewaard). Camerabeelden worden in principe één maand bewaard.

Welke rechten heb jij als persoon?

U hebt het recht op toegang tot uw gegevens, om uw persoonsgegevens te laten corrigeren, om in bepaalde gevallen bezwaar te maken tegen de verwerking en om te eisen dat de persoonsgegevens worden gewist, dat deze worden beperkt (een markering dat de verwerking van de persoonsgegevens beperkt moet blijven tot een bepaald doel) en dat deze aan u wordt overgedragen op een IT-medium (gegevensportabiliteit).

Houd er echter rekening mee dat bepaalde persoonsgegevens nodig zijn om bepaalde taken te kunnen vervullen, zoals betalingsinformatie, en daarom niet beperkt of gewist kunnen worden.

U heeft ook het recht om uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming. Indien dit het geval is, zal dit in de desbetreffende paragrafen als rechtsgrondslag worden vermeld.

Om uw rechten onder de AVG uit te oefenen, dient u uw verzoek te sturen naar of contact op te nemen met Crowne Plaza Antwerp (zie de contactgegevens hieronder). Zie hieronder voor een meer gedetailleerde beschrijving van uw rechten als betrokkene, maar let erop dat de uitoefening van uw rechten onderhevig kan zijn aan uitzonderingen of voorwaarden. Houd er ook rekening mee dat uw gegevens ook door IHG kunnen worden verwerkt. Raadpleeg het privacybeleid van IHG om erachter te komen hoe u een verzoek kunt indienen bij IHG.

Recht van toegang
U hebt recht op toegang tot uw persoonsgegevens die wij over u verwerken. Als u dit recht wilt uitoefenen, stuur ons dan een verzoek zoals hieronder uitgelegd.

Recht op correctie
Als betrokkene heeft u het recht te eisen dat wij onjuiste persoonsgegevens over u als betrokkene corrigeren. Dit betekent ook dat u, als betrokkene, het recht heeft onvolledige persoonsgegevens aan te vullen, onder andere door het verstrekken van een aanvullende verklaring. Deze aanvulling heeft betrekking op persoonsgegevens die ontbreken en die relevant zijn, rekening houdend met het doel van de verwerking van de gegevens.

Het recht op verwijdering
U heeft het recht contact met ons op te nemen en te verzoeken dat uw persoonsgegevens worden gewist. De persoonsgegevens moeten in de volgende gevallen worden gewist:
We hebben het recht om in bepaalde gevallen het wissen te weigeren, onder andere om een wettelijke verplichting na te komen.

Het recht om de verwerking te beperken
In bepaalde gevallen heeft u het recht te eisen dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken. Een beperking houdt in dat de gegevens zodanig worden gemarkeerd dat zij in de toekomst slechts voor bepaalde beperkte doeleinden mogen worden verwerkt. Het recht op beperking is van toepassing wanneer u van mening bent dat de gegevens onjuist zijn en om een correctie verzoekt. In deze gevallen kunt u een beperking van de verwerking aanvragen gedurende de periode waarin wij de juistheid van de gegevens onderzoeken.

Het recht op overdraagbaarheid van gegevens
In bepaalde gevallen heeft u het recht om persoonsgegevens te ontvangen die betrekking hebben op u als betrokkene en die u aan ons hebt verstrekt en het recht om deze gegevens door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Dit recht geldt voor geautomatiseerde verwerking wanneer de verwerking van persoonsgegevens wordt ondersteund door een toestemming van u als betrokkene, of om een overeenkomst met u uit te voeren en dit geldt alleen voor gegevens die u zelf hebt verstrekt.

Het recht om bezwaar te maken
U heeft te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens wanneer het gaat om persoonsgegevens die worden verwerkt op basis van een rechtmatig belang. In dat geval mogen we de persoonsgegevens niet langer verwerken tenzij we een dwingende legitieme reden kunnen aantonen voor de verwerking die de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene overstijgt, of wanneer de verwerking plaatsvindt om een rechtsvordering vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. Wanneer de persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing, heeft u als betrokkene op elk moment het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens waarbij u betrokken bent voor dergelijke marketing, inclusief profilering voor zover dit verband houdt met een dergelijke directe marketing.

Hebben we om uw toestemming gevraagd? Dan kunt u altijd uw toestemming intrekken!

Onder bepaalde omstandigheden moeten wij om uw toestemming vragen om u diensten te verlenen en uw persoonsgegevens te verwerken. Na uw toestemming verwerken wij uw persoonsgegevens alleen voor de doeleinden die verband houden met deze dienst, product of soortgelijke.

In de volgende gevallen kunnen wij onder meer uw toestemming vragen:
i) marketingactiviteiten;
ii) met betrekking tot de verwerking van gegevens van kinderen (waar we toestemming zullen krijgen van een ouder);
iii) Als we speciale categorieën persoonsgegevens verwerken (zoals allergieën);
iv) Indien wij persoonsgegevens overdragen aan een derde land:
- Verwerking van persoonlijke voorkeuren met het oog op personalisatie

Wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming, hebt u op elk moment het recht om de toestemming in te trekken (zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming voordat de toestemming werd ingetrokken). Indien u uw toestemming wenst in te trekken, raadpleeg dan dezelfde dienst, website of soortgelijke diensten waar u toestemming heeft gegeven of contact met ons heeft opgenomen op het onderstaande adres of telefoonnummer.

U hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit, de gegevensbeschermingsautoriteit.

U kunt contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens bij contact@apd-gba.be of door naar de webpagina te gaan: https://www.dataprotectionauthority.be.

Echter, in geval van vragen of objecten, verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen om ons in staat te stellen het probleem op te lossen.

VEILIGHEIDSMAATREGELEN

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om een niveau van veiligheid te garanderen dat geschikt is voor het risico met relevante verwerkingsactiviteiten (inclusief redelijke stappen om uw persoonlijk identificeerbare informatie te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang of openbaarmaking). Wij versleutelen de overdracht van gegevens op pagina's waar u betalingsinformatie verstrekt. Echter, geen beveiliging of encryptie methode kan worden gegarandeerd om informatie te beschermen tegen hackers of menselijke fouten. Gebruik altijd voorzichtig internet.

MISCELLANEAU

U bent niet verplicht ons informatie en persoonlijke gegevens over u te verstrekken. In sommige gevallen kunnen wij u echter niet sommige van onze diensten of producten aanbieden als wij uw persoonsgegevens niet mogen verwerken.

GEGEVENS OVER CONTACT

Als u vragen of zorgen heeft over ons privacybeleid of onze verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op:

Crowne Plaza Antwerpen
Holcro NV
Legrellelaan 10
2020 Antwerpen
België
+32 3 259 75 00
info@cpantwerp.com